<<Los profesionales de Protocolo estamos para asesorar en la materia y hacer las personas se sientan cómodas y seguras. El Protocolo es siempre un elemento facilitador y de convivencia, no de enfrentamiento>>.
Hablamos con Virginia Navarro Landa, jefa de Protocolo y RRII en la Diputación de Córdoba.
[Pregunta] ¿Quién eres y a qué te dedicas?
[Respuesta] Desde hace 25 años soy la responsable de la Oficina de Protocolo y Relaciones Institucionales de la Diputación de Córdoba. Licenciada en Publicidad y Relaciones Públicas por la Universidad de Sevilla y recién graduada en Protocolo y Organización de Eventos por la Universidad Atlántico Medio. Me gustan los idiomas y todo lo relacionado con la publicidad, el diseño y las redes sociales; todo lo que tenga que ver con la comunicación en general. Me encanta mi trabajo en la Diputación porque me permite relacionarme con muchas personas y organizar todo tipo de eventos.
Además desde hace 20 años formo parte de la directiva de la Asociación de Comunicación, Relaciones Públicas y Protocolo, siendo desde el año pasado su presidenta. Esta asociación está integrada por casi un centenar de profesionales de los tres campos que aglutinamos y funciona como una red de networking además de formación y puesta al día para sus socios y para el público en general, poniendo en valor la importancia del trabajo que realizamos los profesionales de estas materias.
[Pregunta] ¿De qué se encarga exactamente una Jefa de Protocolo y RR.II en una institución pública?
[Respuesta] En el caso concreto de la Diputación de Córdoba, dirijo el funcionamiento de la Oficina de Protocolo y Relaciones Institucionales que se ocupa de la organización de todos los actos públicos que se celebran en el Palacio de la Merced y todo lo que eso supone: la gestión de los espacios, la reserva y preparación de salas para la realización de reuniones, jornadas, conferencias, ferias, exposiciones, la preparación y envío de invitaciones, etc.
Asimismo, organizamos las visitas institucionales y también la asistencia del presidente de la Diputación de Córdoba y de los diputados/as provinciales del equipo de gobierno a los actos a los que les invitan fuera de la Diputación.
También gestionamos el uso de la Iglesia de la Merced y las visitas guiadas y teatralizadas a la Casa Palacio.
En el capítulo de Relaciones Institucionales, somos los encargados de la preparación de visitas institucionales a la Diputación de Córdoba y atención a autoridades españolas y extranjeras; al igual que mantenemos la relación con otras instituciones.
Por último, nos encargamos de un apartado puramente protocolario como son el envío de felicitaciones y pésames corporativos, la preparación de regalos y otras atenciones protocolarias y la tramitación de expedientes para la concesión de las distinciones reguladas en el Reglamento de Honores, Distinciones y Protocolo de la Diputación.
[Pregunta] ¿Entienden los políticos las normas de protocolo? ¿Ha habido reticencias por parte de algunos?
[Respuesta] La mayoría las entiende perfectamente. Y aquellos que inicialmente rehúsan del Protocolo, terminan por ser los que más uso hacen de él. A lo mejor, aquellos que tienen menos experiencia al principio están más despistados, pero precisamente los profesionales de Protocolo estamos para asesorarles en esa materia y hacer que se sientan cómodos y seguros cuando acuden a un acto en representación de su Institución. El Protocolo es siempre un elemento facilitador y de convivencia, no de enfrentamiento.
[Pregunta] ¿Cuál es el problema más frecuente con el que te has encontrado?
[Respuesta] Por suerte, no suelo encontrarme de manera habitual con problemas de protocolo u organizativos. Cuando los hay, normalmente es por una falta de comunicación o entendimiento entre las partes. Ahí es importante aclarar conceptos y objetivos y llegar a puntos en común en los que todos se sientan a gusto. No siempre se consigue pero es el objetivo del protocolo, que no es más que una herramienta de comunicación.
[Pregunta] ¿Podrías contarnos cuál es el evento más importante que has organizado?
[Respuesta] Todos los actos son importantes y aunque algunos se repitan anualmente, siempre hay algún elemento diferenciador. De hecho, siempre para el organizador de un evento, el suyo es el más importante; y nuestro papel es atenderlos todos, desde una pequeña presentación de un libro, a la inauguración de una exposición, una actividad benéfica o un acto oficial.
Pero, sin lugar a dudas para mí el evento estrella en una Corporación local como es la Diputación de Córdoba, es la toma de posesión de su Corporación. El año que viene será la octava toma de posesión que me toque organizar en mi carrera profesional y es un acto oficial muy especial porque significa la puesta de largo y presentación de los que serán los nuevos mandatarios de la Diputación de Córdoba durante cuatro años. Para ellos y sus familias es un día importante y también para la propia institución, por eso pongo todo mi empeño en que salga lo mejor posible.
[Pregunta] ¿Qué debe tener un evento para convertirse en memorable?
[Respuesta] Hoy día, sin duda, el evento tiene que ser una experiencia, tiene que ser vivido por el invitado, algo que le haga sentir curiosidad, placer, que despierte su interés. Solo de esa manera conseguirás que se recuerde y que sea memorable.
Para ello hay que pensar en qué se van a encontrar los asistentes, en diseñar un espacio agradable y que genere una sensación positiva. Pero no solo la forma es importante, también lo es y mucho el contenido del evento en sí.
Es verdad que a veces, en el ámbito institucional, nos cuesta escaparnos de eventos pesados con intervenciones de un número interminable de autoridades, pero cada vez se consigue más, porque se entiende que de esa manera no se consigue el objetivo de comunicación e impacto del propio evento. De hecho, cada vez más se han ido incorporando a los eventos institucionales unas secuencias más ligeras que aporten dinamismo y cumplan igualmente con el objetivo.
[Pregunta] Eventos y sostenibilidad. ¿Es posible? ¿Qué necesita un evento para ser sostenible?
Está claro que la sostenibilidad en los eventos es algo deseable. En el caso de la Diputación de Córdoba hace ya unos años que incorporamos los Objetivos de Desarrollo Sostenible en todas las delegaciones de la Institución, relacionando además el propio presupuesto de la Diputación con los ODS.
Desde el punto de vista del protocolo intentamos aplicar la sostenibilidad en la organización de eventos acudiendo a proveedores de Córdoba siempre que es posible, aunque normalmente trabajamos con nuestro propio personal y recursos. Igualmente se hace un reciclaje adecuado de los residuos que se generan. También para la organización de caterings premiamos que se utilicen productos de cercanía, de temporada y de las denominaciones de origen de la provincia, así como el uso de menaje y vajilla reutilizable. Igualmente, hace muchos años ya que eliminamos el envío de invitaciones para los actos en papel, y se imprimen únicamente los programas imprescindibles.
Probablemente se pueda hacer más, pero me gusta pensar que estamos en el buen camino para aplicar la sostenibilidad a los eventos que organizamos.
