Como organizadora de eventos corporativos, deportivos y sociales valoro mucho la gestión con los proveedores, el trato con el cliente y el poder estar pendiente de cada detalle, los previstos y los imprevistos.
Por este motivo es imprescindible para nosotros una buena organización previa y llevar el control en todo momento del evento que estamos creando y organizando. Una buena gestión en este sentido nos ayuda a estar preparados para cualquier cambio.
Saber gestionar bien el tiempo desde el primer contacto con el cliente hará que se puedan solventar mejor los detalles sin perder el ritmo en la organización del evento. Por ese motivo valoro mucho la buena gestión del tiempo, como dice la famosa frase: «el tiempo es oro» y para nosotros cada minuto cuenta.
Por este motivo es imprescindible para nosotros una buena organización previa y llevar el control en todo momento del evento que estamos creando y organizando. Una buena gestión en este sentido nos ayuda a estar preparados para cualquier cambio. Saber gestionar bien el tiempo desde el primer contacto con el cliente hará que se puedan solventar mejor los detalles sin perder el ritmo en la organización del evento.
Por ese motivo valoro mucho la buena gestión del tiempo, como dice la famosa frase: «el tiempo es oro» y para nosotros cada minuto cuenta.
Personalización, exclusividad y creatividad en organización de eventos
Todos los eventos, desde los más sencillos hasta los más complejos, necesitan una buena organización; por ese motivo cuando organizamos cualquier tipo de evento disponemos de personal especializado en prestar atención a cada una de las partidas que conforman el mismo, evitando así cualquier error.
Cuando trabajo en un evento doy mucha importancia a la creatividad, el efecto WOW, tratar que el acontecimiento que están viviendo los asistentes sea memorable, que no se borre de su memoria y tengan ganas de compartir esa experiencia vivida con otras personas.
Una buena gestión nos ayuda a estar preparados para cualquier cambio
Es fundamental para mi cliente y para nosotros como empresa organizadora que esto se cumpla.
A veces se piensa que para conseguir que los momentos vividos sean imborrables la empresa que nos contrata debe asumir unos gastos extras excesivos y eso desde mi punto de vista “no es así”.
Este es uno de los valores más importantes en nuestra empresa, pero también uno de los grandes retos al que nos enfrentamos en cada evento que organizamos.
Hoy en día con el auge de las redes sociales para crear momentos que perduren en el tiempo hay que hacerlos visibles, y que sean “instagrameables»; crear espacios en el que los asistentes puedan interactuar, hacerse fotos, vídeos.
Hay que tener en cuenta que la mejor publicidad son los propios asistentes, por eso hay que integrarlos, hacerles partícipes, crear ese sentimiento de pertenencia al grupo/empresa, ésta es una de las finalidades de los eventos MICE.
Nuestros clientes organizan este tipo de eventos empresariales para premiar, para integrar a los diferentes trabajadores de la empresa y que se sientan realmente parte de la misma, es también una forma de fidelizar al buen profesional y que estos no emigren a la competencia.
Como organizadora de eventos para que el acontecimiento sea un éxito es muy importante que los asistentes se sientan parte del grupo. El conseguir crear esa comunidad, esa integración de los asistentes es otro reto muy importante, puesto que a mayor integración mayor es la posibilidad de crear un vínculo con la empresa que realiza el evento, y eso siempre es un éxito para nuestro cliente y para nosotros por conseguirlo.
Este factor sorpresa es imprescindible en cualquier evento por sencillo que este sea, conseguir que los asistentes digan: ¡WOW qué pasada! es un reto.
Para poder llevarlo a cabo tenemos que conocer bien a nuestro cliente (empresa) y a las personas que van a formar parte del evento, de esta forma conoceremos sus necesidades y sabremos cómo apasionarles. Desde mi punto de vista no se trata tanto de el qué, sino del cómo.
En los tiempos en que vivimos tienen mucha importancia las nuevas tecnologías y todo lo que sea innovar. Disponer como dispone mi empresa de expertos en tecnologías es siempre una ventaja.
Hoy en día la personalización, la exclusividad son esenciales para conseguir ese efecto WOW, y la tecnología nos ayuda a conseguirlo. La gamificación que trata de añadir elementos de juego al evento para motivar o animar al networking, usando diferentes aplicaciones, códigos QR, pulseras virtuales, reconocimiento facial, inteligencia artificial (permite ofrecer a los asistentes contenido completamente personalizado que se ha escogido cuidadosamente de acuerdo con sus intereses) y muchas otras técnicas tecnológicas que “avivan” nuestros cinco sentidos.
Junto con toda esta dosis de creatividad que valoro mucho, y al mismo tiempo es un reto, conseguir la flexibilidad, la capacidad de improvisación, durante las fases de presentación, organización, producción y el mismo día del evento contar con un buen equipo capaz de solucionar cualquier cambio o imprevisto sin que lo note nuestro cliente, esto muy importante.
Este es uno de los motivos por lo que he dicho al principio que es imprescindible llevar desde el minuto cero el control absoluto del evento y no dejar de tener nunca un plan B.
Cercanía y empatía con el cliente en eventos
Otro punto a considerar es el trato con el cliente, me considero una persona muy accesible, cercana, empática y profesional que también da mucha importancia a los pequeños detalles en el trato y en el evento.
Tras dos años de pandemia pienso que afortunadamente ni el covid ni la virtualidad a través de varias plataformas mermarán el turismo de congresos en este 2022 que acaba de comenzar. Pese a que a finales de noviembre 2021 llegó OMICRON, el sector se está recuperando y la primera gran cita ha sido FITUR con un gran éxito, eso sí con mucha seguridad: certificado digital europeo, (también llamado pasaporte Covid), mascarillas FPP2, y a personas que llegaban de terceros países la documentación que permite la entrada a España.
Para las ciudades el turismo MICE es una gran fuente de ingresos. Este tipo de viajes y eventos se basan en la desestacionalización de importantes zonas turísticas.
Antes de la pandemia España era el quinto país europeo en turismo de negocios, congresos y eventos. Pienso que volveremos pronto a cifras del 2019.
Las necesidades que tiene este sector desde mi punto de vista son más que nunca la «profesionalidad y la capacidad» de adaptarnos cuanto antes a los nuevos tiempos, implementando cuando así se requiera los protocolos sanitarios fijados por el gobierno; la experiencia nos indica que estos son cambiantes y debemos estar al día.
Junto con la pandemia las nuevas tecnologías han avanzado a pasos agigantados y debemos estar actualizados para poder ofrecer los mejores servicios a nuestros clientes y que además estos sean innovadores para diferenciar unas empresas de otras, ofreciendo novedades y no caer en la obsolescencia.
Por ese motivo creo que en toda empresa de eventos debe haber un equipo informático y creativo capaz de sorprender a nuestros clientes.
La formación en inteligencia artificial es primordial y aunque tengamos entre nuestros proveedores una empresa especializada no está demás saber de qué se trata. Yo por ejemplo me he matriculado en un curso de la Universidad de Alicante, pienso que la formación y el reciclaje son fundamentales tanto en nuestra profesión como en otras.
Dado que se mantendrán los formatos híbridos, ya que la opción online ha venido para quedarse soy de la opinión que las personas que están en sus casas participando del evento deben percibir sensaciones similares a los que están actuando presencialmente.
Las empresas de catering junto con el organizador del evento juegan un papel muy importante. Por ejemplo, se me ocurre un vino español que organizamos para una empresa en las dos modalidades (presencial y online). Las personas que estaban al otro lado de la pantalla pudieron interactuar con los que estaban presencialmente y pudieron brindar y tomar sus canapés gracias a un esmerado servicio de catering y mensajería, hicimos llegar a cada invitado “virtual” su caja personalizada con la botella de vino, canapés y un pequeño detalle conmemorativo.
Las previsiones desde mi punto de vista son:
A todo lo que he explicado antes, añadiría que los eventos serán menos numerosos o en su defecto en espacios más grandes para garantizar el distanciamiento social.
En muchos casos serán más exclusivos, habrá personas invitadas presencialmente y otras online, por lo que debemos esmerarnos en dejar boquiabiertos a los dos públicos. Aunque el face to face es lo que todos estamos deseando, en congresos y reuniones de trabajo es la mejor forma de generar networking.
Serán eventos más flexibles, con posibilidades de cambiar días, formatos etc. en caso que fuera necesario.
Los destinos donde se vayan a celebrar o donde ya estén organizando eventos MICE serán más cercanos y se apostará claramente por las seguridades sanitarias, la sostenibilidad, el bienestar corporal y mental. Sostengo que la pandemia nos ha abierto los ojos a lo que realmente es importante en la vida.
Las nuevas tecnologías y la inteligencia artificial serán cada vez más valoradas.
Los eventos más demandados para la empresa son los congresos, ferias, reuniones de empresas, incentivos (MICE), deportivos, culturales y musicales.
Los eventos familiares como bodas, bautizos y comuniones siguen celebrándose, aunque algunos han visto reducidos su número de asistentes.
Últimos congresos asistidos presencialmente:
En noviembre 2021, I Congreso sobre protocolo y eventos en Santiago de Compostela «caminando juntos» organizado por el Observatorio de profesionales de eventos y protocolo al cual pertenezco.
Y los próximos 10 y 11 de febrero acudiré presencialmente al III Encuentro Profesional en el Sur sobre Comunicación, Protocolo y RRPP “Encuentros del sur” organizado (ACRP).
“La recompensa del trabajo bien hecho es la oportunidad de hacer más” (Jonas Salk, investigador médico y virólogo, EEUU, 1914-1995).
Sobre la autora:
Alicia Sánchez Cañadas, Protocolo Eventos MICE y RRPP y miembro en Observatorio Profesional de Protocolo y Eventos, Protocolo Eventos MICE y RRPP.
Colaboraciones: Revista Protocolo ( www.revistaprotocolo.com)
Radio4G Benidorm (www.radio4GBenidorm.com)
