La organización de eventos es una profesión cada vez más demandada, sobre todo después de la vuelta a la normalidad tras la pandemia. Y es que, organizar un evento no es algo que cualquiera puede hacer.
¿Has calculado el espacio que habrá entre la mesa de ponentes y el público? ¿Sabes el lugar en el que se colocarán los altavoces? ¿Has tenido en cuenta el timing para asistentes? ¿Conoce el proveedor de las infraestructuras de sala la hora de inicio y fin, tanto para el montaje como para recoger?
Esto son solo algunos de los infinitos detalles que hay que tener en cuenta a la hora de empezar a organizar un evento. Por esta razón, las empresas acuden cada vez más a profesionales que saben exactamente como hacer cumplir tus expectativas para que todo salga perfecto.
Además, los eventos han pasado de ser simples actos para convertirse en poderosas herramientas de comunicación, motivación o formación. Al menos así lo piensa nuestro entrevistado, Eric Mottard, CEO de Grupo eventoplus y co-fundador de la empresa hace ya 22 años.
(Pregunta) En los eventos, cada detalle cuenta, incluso los malos… ¿Cuáles dirías que son los errores que más se cometen y que hay que evitar a toda costa?
(Respuesta) Aunque podemos cometer muchos errores en algo tan complejo como organizar eventos, destacaría principalmente dos:
El primero que, a menudo, se dedica poco tiempo a lo más importante: el briefing. Es fundamental pasar tiempo, dedicar energía y talento a analizar el público, la empresa, el objetivo, lo que el evento tiene que permitir cambiar o mejorar. Normalmente vamos muy rápido, y empezamos enseguida a trabajar en la organización, la definición de actividades, de programa. Y ya lo dice el refrán: «Vísteme despacio, que tengo prisa».
En cuanto al segundo, pensamos más en lo que queremos como organizador, que en lo que quiere, busca o necesita el asistente. Un conocimiento íntimo del target, de sus gustos, sus necesidades, e incluso de sus problemas, es fundamental. El buen evento se basa en una mezcla de obsesión empática y de análisis de la persona que acude.
(P) ¿Qué importancia se le da a España, como país, para organizar eventos corporativos?
(R) España es un destino de primer nivel tanto a nivel de cantidad de eventos (según el ranking ICCA, cada año está en el top 5 del mundo) como de calidad y de organización. Todos los organizadores internacionales con los que hablo destacan precisamente eso, la calidad de los profesionales, instalaciones y los servicios que ofrece nuestro país.
(P) Según tu experiencia, ¿Qué papel juegan los eventos corporativos en la estrategia de una empresa?
(R) Los eventos corporativos son una herramienta increíblemente versátil y estratégica. Por un lado, se consideran un momento fundamental a la hora de gestionar el talento de las empresas: es el formato con el cual se comunican las decisiones más importantes, los planes de acción y la estrategia. Es la gran herramienta de formación interna. El formato elegido para motivar, crear equipos o incentivar con la perspectiva de un evento-viaje extraordinario. Es también un complemento del día a día y, por tanto, un momento memorable para los empleados.
«Los eventos son inteligencia de mercado, sobre todo ahora en plena era del big data, ya que permiten un entendimiento más cualitativo de los targets, sus reacciones, sus deseos y sus opiniones»
Por otro lado, a nivel externo, en el mercado de la comunicación, cada vez más saturado, forman parte del plan de marketing, como una forma de destacar, de comunicar un mensaje de forma memorable e impactante.
Los eventos son inteligencia de mercado, sobre todo ahora en plena era del big data, ya que permiten un entendimiento más cualitativo de los targets, sus reacciones, sus deseos y sus opiniones. Por ejemplo, con el uso actual de las redes sociales, un evento puede servir para conseguir una viralidad potente (precisamente por su excepcionalidad, además de por las imágenes y momentos que permiten generar).
(P) Desde tu experiencia en el sector, ¿Qué recomendaciones darías a los organizadores de eventos?
(R) Tengo claro que destacaría una en especial: analizar al ser humano. Puede parecer complejo, pero es imprescindible entender las claves psicológicas de la motivación humana, lo que nos impacta, lo que es memorable, lo que crea espíritu de grupo.
Históricamente, nuestro sector no ha dedicado mucha atención a todo esto, pero es la base de nuestro trabajo. Tenemos que ser expertos en el ser humano y, para ello, interesarnos por la psicología, la sociología, la antropología e incluso las ciencias de la enseñanza. Estos conocimientos (y perfiles) se verán cada vez más en eventos.
También me gustaría recordar a todos que en un mundo VUCA (Volatilidad, Incertidumbre, en inglés «Ucertainty», Complejidad y Ambigüedad) tenemos que ser hiper-flexibles y reactivos (en cada evento, y en la gestión de nuestra actividad y nuestras empresas), y pensar de forma sistemática qué complemento o canal tendrá nuestro evento en el mundo online.
Aunque creo y espero que, a estas alturas, después de la pandemia, todos ya hemos aprendido esta doble lección.
(P) Hablando de eventos y empresas, ¿existe mucho intrusismo?
(R) Como en muchos mercados. Tenemos que saber explicar y demostrar nuestra calidad, y por qué se debe trabajar con nosotros. Es verdad que no hay diplomas y certificaciones en eventos, así que nos toca concretar el “por qué”. Si no lo sabemos explicar, pues el cliente tomará la opción «baratita». El reto está servido.
Grupo eventoplus es una empresa de medios, centrada en conectar a los profesionales MICE para aportarles valor con conocimiento y con las mejores soluciones de comunicación e información.
