Los eventos corporativos son diferentes a los eventos empresariales. En los primeros, se busca reunir a los empleados de una misma organización para mejorar ciertos aspectos de la relación entre ellos, o fomentar prácticas de equipo. Es decir, tienen un carácter más interno.
En los segundos, se busca una comunicación hacia fuera, están orientados a reunir a clientes potenciales a los que se les va a presentar un nuevo producto, por ejemplo, o se congregan a diferentes profesionales de otros sectores con los que se busca crear sinergias de trabajo.
Normalmente, las empresas grandes cuentan con departamentos que se encargan de todo lo relacionado con la planificación y ejecución de este tipo de encuentros; aunque también se puede subcontratar a una agencia especializada en este campo.
Sea como fuere, lo importante es tener claro el objetivo y dirigir toda la organización del evento para que se adecue a las posibilidades con las que contamos, así como nuestras preferencias, sobre todo a la hora de elegir un espacio para llevarlo a cabo.
Por todo esto, te dejamos un listado de factores que debes tener en cuenta en el alquiler de espacios para eventos:
>> Ubicación
El emplazamiento es importante a la hora de decidir si un espacio es el adecuado para poder llevar a cabo tu evento en él. La mayoría de los events planners valoran cuestiones como la accesibilidad en transporte público, posibilidad de aparcar en alrededores (sobre todo si los asistentes deben desplazarse en su propio vehículo) e incluso cercanía con otros establecimientos, como restaurantes, hoteles, lugares de ocio, etc.
Si optas por un lugar que se encuentre apartado del centro de la ciudad, como es el caso de Hacienda La Soledad, puedes valorar la opción de alquilar un autobús para poder facilitar al público su asistencia, e incluso hablar con una empresa privada de transportes (taxis, Uber, etc), para que se encarguen de esto.
Dependiendo de la magnitud, puede resultar más apropiado alquilar un espacio para eventos fuera del centro de la ciudad, ya que existe más privacidad y tranquilidad.
Además, también puedes optar por buscar una ubicación que tenga algún tipo de relación con la historia y el simbolismo, ya que darás un toque excepcional que seguro, tus asistentes valorarán.
>> Diferentes espacios: interior y exterior
Contar con espacios de interior o exterior puede ser crucial para tomar una decisión sobre el alquiler de un espacio para evento. Contar con una alternativa siempre es sinónimo de tranquilidad, aunque también puede ser que quieras realizar una parte del evento en un espacio cerrado y otra en uno más abierto (por ejemplo, la colocación de stand se hará en el interior y la zona para el break será en el exterior, con foodtrucks).
>> Capacidad
Evidentemente, la capacidad es una de las primeras cuestiones sobre las que se pregunta a la hora de buscar alquiler de espacios para eventos.
Aunque a priori no sepamos el número exacto de asistentes, el aforo debe ser lo suficientemente amplio (o al menos tener margen) para albergar nuestra estimación. Por ejemplo, si nuestra idea es invitar a 150 personas, no tiene sentido alquilar un espacio para 100, aunque teniendo previsión de que no todos asistan.
Aún así, ten en cuenta que debe haber un equilibrio, es decir, si el sitio tiene una gran capacidad (imagina que para 200 personas) y solo vamos a invitar a 50, se verá muy vacío y costará decorarlo para que se vea acogedor.
>> Características técnicas
Los espacios para alquilar suelen tener incluidos ciertos servicios, como la iluminación y el sonido (al menos la instalación básica), el uso de aparatos de aire acondicionado, etc. Sin embargo, no está de más que te cerciores de que eso es así.
Normalmente, estos sitios cuentan con suficiente potencia para poder llevar a cabo casi cualquier tipo de evento, pero si tienes una idea concreta, lo mejor es que preguntes con antelación. Por ejemplo, si quieres poner un vídeo promocional, colocar foodtrucks que necesiten estar conectadas a la corriente eléctrica, e incluso si contratas un catering que tenga que calentar o cocinar algo en el último momento.
Estos detalles técnicos, incluida la acústica, pueden marcar que el usuario tenga una buena o mala experiencia en tu evento, así que tenlos en cuenta a la hora de elegir alquiler de espacio.
>> Servicios extras
Hay determinados espacios que tienen acuerdos con proveedores, de forma que solo se puede contratar a estos para llevar a cabo un evento en sus instalaciones. Por ejemplo, puede ocurrir con el sistema de sonidos, con la contratación de azafatos/as, e incluso con el catering.
Cuando vayas a pedir presupuesto para alquilar un espacio para evento, pregunta si existe exclusividad o si tienen listado de proveedores con los que trabajan, para evitar llevarte una sorpresa de última hora.
También recuerda que debes avisar de todo lo que se colocará o se hará en dicho lugar, es decir, de la personalización del sitio. Puede haber ciertas cosas que no estén permitidas (por ejemplo, decides hacer un pequeño concierto para amenizar a los asistentes, pero no está permitida la música a unos determinados decibelios).
Hacienda La Soledad, un sitio único para alquiler de espacios para eventos
Hacienda La Soledad cuenta con espacios originales y únicos para la realización de cualquier tipo de evento. Cada sala de interior como los exteriores tienen diferentes capacidades, pudiendo albergar un máximo de hasta 10.000 personas.
Contamos con baños distribuidos en dos zonas, climatización de todos los espacios cubiertos, sistema contra incendios, luminarias y cuadros eléctricos distribuidos por toda la hacienda, así como un aparcamiento privado en el que caben hasta 200 vehículos.
Si estás pensando en un sitio diferente que sorprenda a tus asistentes, no dudes en contactar con nosotros y venir a ver nuestros espacios para eventos en Sevilla.
