«El protocolo, entendido como la aplicación de las técnicas organizativas en la planificación y ejecución de cualquier tipo de acto, resulta fundamental para conseguir los objetivos de cualquier evento. Los eventos se han convertido en el medio más directo y efectivo para la transmisión de mensajes de cualquier institución sea pública o privada, haciendo del protocolo una herramienta imprescindible para lograr potenciar su imagen».
Hablamos con Gerardo Correas Sánchez, presidente de la Escuela Internacional de Protocolo (EIP), presidente de Campus Internacional de Estudios Superiores (CIES), y presidente de la Organización Internacional de Ceremonial y Protocolo (OICP).
Además, ha colaborado en infinidad de revistas y periódicos nacionales e internacionales, siempre tratando cuestiones de protocolo.
[Pregunta] ¿Cuáles diría, a su criterio, que son los errores más comunes de protocolo que se cometen y que hay que evitar a toda costa?
[Respuesta] El principal error que se comete es el de fallar en la planificación del acto que se va a organizar. Para evitarlo, es imprescindible contar con una planificación detallada que permita conseguir los objetivos marcados. De ahí, que una de las primeras acciones que deben realizarse, sea la de realizar un briefing, para conocer lo que el organizador quiere.
El otro gran fallo es considerar que las técnicas protocolarias son inflexibles y aplicarlas de igual modo en cualquier tipo de evento sin tener en cuenta las circunstancias particulares del mismo. El protocolo tiene que ayudar a conseguir, no puede obstaculizar.
[P] Usted es presidente de la Escuela Internacional de Protocolo, ¿Qué objetivos tiene esta organización?
[R] Pues hay dos objetivos fundamentales. Por un lado, la responsabilidad de ser un centro de formación superior universitario, ya que no solo se pretende que los alumnos obtengan los conocimientos expuestos en el plan de estudios de sus programas, sino que, posteriormente, puedan acudir con garantías a un mercado de trabajo. Buscamos que adquieran las competencias necesarias para desarrollar la profesión de organizador de eventos y especialista en protocolo.
Por otra parte, la escuela trabaja continuamente por la regulación del sector al que sus alumnos van a acudir, investigando y adaptando los parámetros de la disciplina al mundo actual sentando las bases doctrinales de la disciplina como ciencia.
[P] ¿Cuáles cree que serán las próximas tendencias en el ámbito de la organización de eventos?
[R] Los eventos en un mundo globalizado en el que la comunicación es inmensa y en tiempo real, el evento se convierte en la manera mas eficiente y mas económica para poder, en primer lugar, seleccionar a los públicos objetivos y, en segundo lugar, transmitir los mensajes adecuados y que lleguen directamente al receptor.
En ese sentido las tendencias en las que se van a mover los eventos se centran en varios aspectos que tienen que ver con la realidad actual:
Mucha tecnología; una comunicación con ideas claras y concisas; aplicación y adaptación de las técnicas de una manera profesional y eficiente y, sobre todo, entender los valores que se deben resaltar en sus mensajes y que la sociedad demanda en estos momentos, como medio ambiente, sostenibilidad, igualdad, etc.
En cuanto a la forma ( el «cómo»), la tendencia serán los eventos nada ostentosos, sencillos y muy directos, que sean capaz de fidelizar al público asistente y que consigan sorprender y emocionar por medio de ideas creativas que ofrezcan respuestas.
El futuro de los eventos corporativos
[P] Y hablando del presente, ¿En qué punto se encuentra el negocio de la organización de eventos en España?
[R] Ahora estamos en un momento muy complicado. La pandemia ha desestructurado el sector de manera general. Hay un porcentaje muy elevado de empresas que se han desestructurado y que siguen en ERTES, provocando esta situación que sus potenciales clientes no tengan la confianza suficiente en sus gestiones y no tengan claro el mercado en el que se encuentran. Esto ha hecho que la cantidad de eventos se haya reducido.
Así, el sector necesita, en primer lugar, un empujón para situar a sus factores de producción con las estructuras adecuadas para responder a las demandas que se les hagan y, en segundo lugar, que las agencias de eventos, que hasta ahora todas “vendían” una aplicación 360 grados, se especialicen por sectores y tipos de eventos para poder dar mayor calidad y eficiencia.
[P] En casi todos los campos hay intrusismo laboral, ¿es el caso también de este sector?
[R] Las dos frases más oídas en nuestro mundillo son «todo el mundo sabe organizar eventos” y “el evento es sentido común”. Y, además, son dos frases absolutamente falsas. Efectivamente todo el mundo puede organizar un evento pero no todos pueden organizarlo de tal manera que consiga los objetivos y que sea una inversión mas que un gasto para el organizador.
Para organizar eventos EFECTIVOS hay que formarse y adquirir las competencias necesarias que la carrera universitaria que la EIP ofrece, como ocurre en cualquier otra profesión. A partir de ahí, la experiencia resulta fundamental para lograr ser un buen profesional.
En este sentido, y respondiendo a la pregunta, sí, hay mucho intrusismo, empezando por una gran parte de las agencias de publicidad que, siendo expertas en publicidad (de ahí su denominación), deciden meterse a organizar eventos sin tener las estructuras ni conocimientos adecuados.
[P] Covid y eventos. ¿Cómo ha cambiado el sector?
[R] Después del Covid-19 ocurrió en los eventos lo mismo que en nuestra vida familiar, personal y empresarial: nos vimos obligados a una virtualidad total en épocas de confinamiento. Sin embargo, conforme avanza esta nueva normalidad, vamos incrementando la presencialidad sin olvidarnos, eso sí, de las ventajas de la conexión telemática.
Esta presencialidad primará por encima de todo pero utilizaremos las posibilidades de ahorros de coste, y de conexión más directa que ofrece lo telemático. Por ello, el sector se irá especializando cada día en estas cuestiones.
[P] ¿Qué recomendaciones darías a los meeting planners?
[R] La primera, como no puede ser otra, sería la formación. A partir de ahí, con seguridad se podrá adquirir la experiencia necesaria para, poco a poco, que la persona vaya llegando a los niveles de excelencia que sus talentos le permitan.
Se trata de una profesión muy vocacional que requiere de una entrega total sin ahorrar esfuerzos. En este punto, el de la actitud personal ante el evento, es el que se debe reforzar por parte de los profesionales del sector.
