Para los organizadores de eventos, el lugar lo es todo: determinará el tipo de comida, la decoración, el aforo e incluso las actividades complementarias que se puedan llevar a cabo durante la celebración.
Así, la selección de un buen sitio puede marcar la diferencia entre el éxito o fracaso de un evento. Pongamos un ejemplo: para una presentación de producto se ha escogido un lugar discreto e íntimo, al que asistirán solo unos pocos invitados selectos.
Si no se ha tenido en cuenta la propia esencia del evento (la presentación de un producto que estará repartido en expositores a lo largo del espacio), probablemente tengas un problema con ese “espacio íntimo” que habías alquilado, ya que necesitas que haya un mínimo de metros disponibles para que los asistentes puedan moverse alrededor de los stands.
Por eso, el primer aspecto esencial a la hora de elegir el mejor lugar para eventos es la capacidad y el tamaño, que no es lo mismo que los metros cuadrados de los que disponga el espacio.
Algunas de las preguntas que debes hacerte, ¿los asistentes estarán sentados o de pie, o mixto? ¿Podrán moverse los invitados libremente por todo el lugar? ¿Existen obstáculos, como las columnas, que dificulten el paso? ¿Es abierto, para poder cumplir con las normas de seguridad actuales? ¿Cómo es la distribución?
El segundo aspecto es el coste, teniendo como base el presupuesto del que disponemos. Sabemos que gran parte de dicho presupuesto (más de la mitad seguro) irá destinado al alquiler del espacio, por lo que hay que ajustarse bien para no gastar demasiado y quedarnos sin margen para los proveedores.
En Sevilla, concretamente, dependiendo de la época del año podrá aumentar o disminuir el presupuesto de los lugares para eventos: si es verano, hará mucho calor y los sitios cerrados con aire acondicionado estarán más cotizados. Sin embargo, en primavera es la época perfecta para celebrar un evento al aire libre, por lo que los lugares que tengan esta opción se ocuparán más rápido.
Planifica con suficiente antelación basándote en estos factores, así podrás elegir entre más opciones y obtendrás un mejor precio.
Ubicación, diseño, wifi y catering: otros aspectos a tener en cuenta para elegir el mejor lugar para eventos
La ubicación es otro factor para tener en cuenta a la hora de elegir un lugar para eventos. De hecho, puede influir bastante en quiénes asistirán, sobre todo porque muchos optarán por el transporte público o bajo demanda (como el servicio de taxis). Puedes optar por una ubicación céntrica, aunque eso también tiene sus desventajas, ya que un local ubicado dentro de una ciudad, puede que no tenga todos los otros requisitos que buscas y que, además, sea muy caro.
Hacienda La Soledad, por ejemplo, se encuentra fuera de la ciudad de Sevilla, pero muy cerca del aeropuerto y es totalmente accesible tanto en coche como en taxi. Con un buen plano de “cómo llegar”, no habrá problemas de acceso y los asistentes disfrutarán de un evento único en una hacienda en Sevilla.
Otros invitados optarán por llevar su propio vehículo o, incluso, alquilar entre todos un autobús que los lleve. Si optas por escoger un lugar para eventos fuera de la ciudad, debes tener previsto una zona de parking en la que se puedan aparcar todo tipo de vehículos.
Una vez has comprobado todos los aspectos relacionados con el tamaño, aforo y la logística de llegar, viene la parte más divertida: encargarse de la decoración y comida, en definitiva, de crear el ambiente perfecto para que los asistentes se lleven una experiencia única.
Así, lo siguiente en lo que debes pensar es en la temática de tu evento y ver si en el sitio en cuestión se pueden llevar a cabo las actividades que tienes previstas. Por seguir el ejemplo de la presentación de producto: escoge un sitio amplio, con capacidad para poder moverse libremente y que los invitados interactúen entre ellos y que, además, la decoración aporte y no estorbe.
Si el tema es tecnológico, puedes optar por usar luces y paneles, pero siempre pensando en el espacio que tienes disponible y en como optimizarlo. De nada sirve hacer una demostración de un nuevo modelo de dron en un espacio cerrado, mejor optar por un sitio controlado al aire libre.
Hacienda La Soledad cuenta con espacios de interior y al aire libre, que puedes usar según las necesidades de tu evento. Además, su ubicación privilegiada otorgará intimidad para poder realizar cualquier tipo de actividad con sonidos y luces.
Por otro lado, hay que tener en cuenta también las necesidades de hoy en día, como el acceso a una red Wifi. Tus asistentes deben poder usar el teléfono móvil o Tablet en caso de ser necesario y disponer de una buena conexión (algo que puede beneficiarte si durante el evento vas a usar las redes sociales corporativas); así como poder cargar sus dispositivos si se quedan sin batería.
Ten todo esto en cuenta y establece puntos de carga para aquellos que lo necesiten, situados estratégicamente en el espacio disponible.
Y, como no, ya sea de mañana, mediodía o tarde, lo ideal es que ofrezcas a los asistentes un servicio mínimo de catering, para que puedan descansar, reponer fuerzas y hacer un poco de networking. Atención a este punto, un servicio de catering deficiente, tanto en calidad, cantidad como en atención, puede suponer un punto de inflexión negativo para tu evento.
Ofrece lo necesario acorde a la tipología del evento y la hora y procura que haya suficientes opciones que cubran los posibles gustos de todos (por ejemplo, si es un desayuno, café, té, diferentes tipos de leches, etc).
Este aspecto también puede depender del sitio: si hay poco espacio para mesas y tiene que ser tipo coctel o si, por el contrario, los invitados pueden sentarse.
Por último, debes preguntar si existe política de cancelación o cambio del lugar para eventos que escojas, sobre todo actualmente. Antes de firmar un acuerdo o contrato de alquiler y dar una señal, pregunta si existe una pérdida por cancelación o cambio de fecha, e incluso de aforo, ya que las normas para evitar contagios por el Covid están en constante cambio para adaptarlas a la situación específica del momento en el que nos encontremos.
A modo de resumen, los aspectos esenciales para elegir el mejor lugar para eventos son:
- Capacidad y tamaño.
- Coste.
- Ubicación.
- Diseño y decoración.
- Tecnología.
- Catering.
- Política de cancelación o cambio.
Si estás interesado en celebrar un evento en Sevilla, Hacienda La Soledad te ofrece amplios salones de interior, jardines exterior, zona de parking, exclusivos espacios para el catering, baños repartidos por todo el lugar, etc.
Contacta con nosotros y visítanos, estamos en Ctra. A-8026, km 5.800, Alcalá de Guadaira 41500 – Sevilla, acceso desde autovía SE-40, salida Mairena del Alcor A-8026.
