La gestión de eventos corporativos, una tarea encomendada a profesionales, se encarga de la planificación, organización y dirección de eventos tanto a pequeña como gran escala en sus distintas vertientes: presencial, virtual o mixta.
Gestionar eventos no es tarea fácil puesto que la persona o grupo de personas responsables deben crear una experiencia recordable en los asistentes.
Por eso, en Hacienda La Soledad queremos ofrecerte las 5 claves más importantes a tener en cuenta en la gestión de eventos corporativos. Sobre todo, es importante que la creatividad y la disposición estén de tu parte, de lo contrario te frustrarás en cualquier organización de eventos.
1. Concepto del evento
El primer aspecto para organizar un evento corporativo de éxito es el propio concepto del evento. ¿Para qué se va a llevar a cabo dicho evento? ¿Cómo quieres que se sientan los asistentes?
Piensa en ti mismo, en algún evento al que hayas asistido y sigas recordando. ¿Qué recuerdas y por qué? Justo eso es lo que tienes que hacer con tu evento. El concepto debe recoger el propósito del mismo.
Hay muchos tipos de eventos, para entretener, para celebrar aniversarios, para recaudar fondos para una causa benéfica o para anunciar un producto.
En cuanto identifiques el “por qué”, necesitarás saber el “quién”, es decir, tu público. Preocúpate por identificar a tu público objetivo que es quien verdaderamente apreciará tu evento.
Tras el por qué y el quién, pasamos a identificar el “qué”. El “qué” pasa por tener en cuenta oradores, actuaciones, catering, invitados especiales…
Y, por último, “cuándo” y “dónde” lo vamos a celebrar. En función del número de asistentes y de las actividades deberás contemplar un lugar capaz de responder a todas tus necesidades.
2. Coordina tu evento
Analizados los aspectos anteriores, pasamos a la coordinación del evento. La coordinación pasa por tener un tema o idea que gire en torno al evento. Sin tema, no hay evento, ni lugar, ni extras que puedas necesitas (música, audio…).
Tanto si se trata de un evento de gran tamaño como de pequeño tamaño, debes reservar con mucha antelación la fecha, y sobre todo, ser flexible con el sitio porque puede que esté reservado para otro evento. En cuanto tengas confirmado el sitio, es el momento de anunciar tu evento a los asistentes potenciales.
Por supuesto, cuenta con delegar en tu equipo este tipo de tareas. No pretendas organizar tú solo todo el evento. Dentro de esta coordinación deberás tener en cuenta los oradores, la tecnología o los equipos audiovisuales necesarios, catering, empresas de transporte…
Ah, y es fundamental que contemples tu presupuesto para saber que no lo estás excediendo.
3. Control
¿Sabemos controlar nuestro evento? No nos cabe duda de que el control es una de las tareas más olvidadas en la gestión de eventos corporativos. Tenemos que asegurarnos de que nuestro evento está siendo bien encaminado. Para ello, acudiremos al lugar donde se va a celebrar con antelación y comprobaremos que hay espacio suficiente para nuestro público. Asimismo, si contamos con catering, revisaremos si hay un espacio para la cocina y/o similar o un espacio para poder colocar la comida sin problema.
Cuando controlamos un evento contemplamos incluso hasta los imprevistos. A días antes del evento un presentador nos cancela su asistencia. ¿Hemos contemplado alternativas con tiempo suficiente? ¿Tenemos un listado con distintos presentadores?
¿Qué ocurre si nuestro presupuesto se está agotando? En todo caso, ponte en el peor caso para estar sobre alerta y no pasar por un mal trago.
4. El Día D
Por fin hemos llegado al Día D, es decir, el día del evento donde todo lo que hemos preparado con anterioridad va a acontecer. Tanto tú como tu equipo debéis estar pendiente de todo.
No te olvides de preparar una ruta para todo el personal involucrado en el mismo. Asegúrate de que equipo tenga acceso al lugar horas antes de celebrarse para habituarse al sitio y pueda “ensayar”.
Conforme transcurre el evento, comprueba que todo vaya acorde a tu plan. Si toca el momento del presentador, asegúrate de que éste está listo para salir al escenario.
Por otra parte, en otro punto del evento deberán estar preparando la comida o registrando a los invitados.
En definitiva, debes estar alerta en todo momento y durante todo el evento corporativo.
5. Evalúa, analiza y liquida tu evento
¿Piensas que tu evento ha finalizado en cuanto se va el último invitado? Error. Ahora toca liquidar facturas, pagar a proveedores, completar pagos y ver tu balance de cuentas. ¿Es positivo? ¿Es negativo? ¿Qué ha podido fallar?
Ah, y no te olvides de dar feed back a tu equipo de profesionales. Esto ha sido posible gracias al director de orquesta y a los músicos. Dales la enhorabuena y coméntales también en privado aquello que hayan hecho mal para que puedan mejorarlo en el futuro. Y, pide al mismo tiempo, comentarios por parte de ellos. Ellos también deben evaluarte para que tú puedas mejorar en el próximo evento.
Ahora que conoces las 5 claves fundamentales para la gestión de un evento corporativo solo falta ponerlas en práctica.
Y lo más importante: ¿deseas celebrar tu evento corporativo en Hacienda La Soledad?
