La organización de un evento benéfico supone un doble esfuerzo: por un lado, todo lo que implica el evento en sí, como búsqueda de proveedores, decidir la fecha y el lugar y coordinar cada aspecto; por otro lado, intentar que todo salga lo mejor posible, ya que se busca dar visibilidad o recaudar fondos para una buena causa.
Los eventos benéficos pueden ser de muchos tipos, entre los más populares destacan: carreras solidarias, subastas benéficas, mercadillos solidarios, conciertos…
De hecho, el éxito de dicho evento benéfico se verá ligado con tu imagen de marca, algo muy delicado a tener en cuenta. Por ello, no debes olvidar todos los paseos a tener en cuenta a la hora de organizar un evento benéfico:
- Objetivo: puede ser desde recaudar fondos, aumentar el número de socios o simplemente dar visibilidad y crear conciencia social sobre una causa concreta. Dependiendo de cual sea, el tipo de evento variará.
Así, puedes optar por realizar una subasta, realizar una actividad relacionada con la causa solidaria o simplemente que contenga un lema acorde (por ejemplo, un partido de fútbol en el que el lema sea “métele un gol al cáncer”), una masterclass o charla divulgativa (por ejemplo, como hacerte una exploración mamaria).
- Coordina a todo el equipo: en cualquier evento que se organice, el equipo de trabajo debe estar totalmente coordinado. Lo principal es hacer un listado de tareas y dividirlas según experiencia o formación. Sin embargo, en un evento benéfico, casi seguro puedes contar con voluntarios, que están dispuestos a echar una mano en todo lo que se necesite (transporte de mobiliario, montaje y desmontaje, e incluso apoyando la causa ofreciendo parte de sus servicios de forma gratuita ese día, por ejemplo, un fotógrafo).
Así, siéntate con todo aquel que trabaje o quiera ayudar y coordina para que todo salga ¡perfecto!
- Información y transparencia: deja claro en todo momento cuál es la finalidad de dicho evento y, si el fin es recaudar dinero, detalla en qué se va a gastar o a qué se va a destinar. Es importante que este apartado esté claro para evitar sorpresas desagradables. Puedes optar por informar, durante la realización del acto, de cuánto está siendo la recaudación, para que los que han donado se sientan integrados.
- ¡Disfruta!: aunque la organización de un evento benéfico es agotadora, es importante que intentes disfrutar, así los asistentes podrán llevarse el mejor recuerdo posible del equipo de organización.
Además de una buena organización, en los eventos benéficos hay que buscar ideas originales que atraigan a más asistentes y conseguir alcanzar los objetivos que se marquen. ¿Quieres algunas? ¡Sigue leyendo!
Solidaridad y efecto wow: ideas para un evento benéfico
Hay que tener claro que muchas de las personas que acudan pueden que ya colaboren con otras entidades. Por ello, hay que buscar ideas para que también se comprometan con tu causa, ya sea de forma esporádica (con una donación puntual) o más alargada en el tiempo (haciéndose socio/a).
Lo primero que debes pensar es que si el objetivo principal es que donen o se involucren, hay que ofrecerles una experiencia grata.
Una de las más utilizadas es la del concierto solidario. Para ello, estudia a tu público y cuáles pueden ser sus gustos y organiza un concierto de música con algún grupo local. Por ejemplo, si la media de edad de los invitados/asistentes es de entre 40 y 50 años, puedes optar por la música ochentera, que para ellos será más conocida e icónica que la actual.
Si tu presupuesto te lo permite o consigues llegar a un acuerdo de colaboración, también puedes intentar que toque alguna banda o cantante conocido. Cobra una entrada simbólica cuyo importe irá destinado a la causa del evento benéfico.
Otra opción es buscar a influencers o personajes conocidos que se presten a colaborar. Además de atraer a muchos asistentes el día del evento, pueden dar difusión del mismo a través de sus redes sociales u otros canales, incluso medios de comunicación, lo que aumentará el alcance del evento.
Si has decidido organizar un evento deportivo solidario, puedes optar por invitar a algún deportista conocido, por ejemplo, algún jugador del Sevilla o del Betis, en caso de hacerlo en Sevilla.
Por otro lado, tienes que tener en cuenta también la búsqueda de patrocinadores, empresas o marcas que quieran apoyar el evento de varias formas: aportando medios económicos, regalando algún tipo de obsequio (aunque sea simbólico), o prestando material o servicios. Un ejemplo lo puedes encontrar en las “pastillas para el dolor ajeno” que ofrece Médicos sin Fronteras.
Además de la logística en torno a la organización de un evento benéfico, hay que tener en cuenta que debes tener planificado un plan de marketing y comunicación que contemple todas las etapas: desde la previa al evento, el mismo día y, por supuesto, después.
El equipo de marketing debe prever las notas de prensa y convocatoria a medios de comunicación, los mensajes y creatividades que se van a compartir a través de las redes sociales, creación de hashtag específicos (con el nombre del evento, las marcas asociadas o el lema escogido), compartir publicaciones de terceros que nos nombren, y elaboración de un plan de medios posterior.
En definitiva, lo importante es organizar un evento que, además de conseguir los objetivos marcados para una buena causa, consiga que los asistentes y participantes pasen un buen rato, se diviertan y se sientan gratificados por su solidaridad.
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