Si vas a empezar a leer este artículo vas por buen camino. Sabemos que el mundo de la organización de eventos es caótico y frenético y siempre sentimos que algo nos falta. Lo importante de todo es que ya sabes que tu evento tendrá lugar en la ciudad de Sevilla.
Por eso, en el post que presentamos a continuación queremos darte algunas pautas para que el día o los días de tu celebración todo salga perfecto. Y, en concreto, en la Hacienda La Soledad (Alcalá de Guadaira, Sevilla).
Tanto si hay detrás o no un equipo de organización de eventos, algo que te aconsejamos, debes tener en consideración algunas indicaciones que te vamos a dar para que todo salga redondo. ¡Comencemos!
Reglas básicas de protocolo para la organización de eventos
Si hay algo que caracteriza a los eventos es que detrás de ellos existe todo un protocolo a seguir precisamente porque cada uno de ellos persigue unos objetivos concretos y diferentes del resto. No siempre son los mismos formatos ni el diseño ni tampoco los invitados. Por eso, lo primero de todo, es el protocolo a seguir, es decir, la herramienta básica y fundamental de comunicación para marcar el hilo correcto del evento a través de la planificación y desarrollo.
Conseguir una buena imagen de marca reforzada tras el evento hará que nos diferenciemos de la competencia.
En primer lugar, debemos definir el para qué. Detrás de esto hay una determinación de objetivos.
En segundo lugar, el quién, es decir, quiénes serán nuestros invitados. Ellos son los que marcan la forma del evento, el formato y las acciones que debemos seguir. No es lo mismo invitar a clientes y proveedores que al público en general pues el trato no será el mismo.
Por último, y no menos importante, definiremos el tipo de evento que se hará e indicar si será oficial o no. El oficial lleva detrás instituciones y personalidades públicas y una planificación especial a diferencia del “privado” o de carácter general.
Protocolo a seguir durante la celebración del evento
¿Eres el responsable del evento? Si eres esa persona que está detrás del evento no te olvides de dar la bienvenida a los invitados nada más comenzar el acto y, por supuesto, despedirlos. La entrada majestuosa que tiene la Hacienda La Soledad hace que las instantáneas sean aún todavía más increíble. No es lo mismo hacer una foto de un edificio moderno que de uno que data del siglo XVI como es el caso esta hacienda en Sevilla.
Para no tener problemas de horario, pide a tus invitados una rigurosa puntualidad, más o menos, pídeles que lleguen media hora antes del evento. En este tiempo antes del empezar el acto le podrás dar la bienvenida, ubicarles y entregarles todo el material necesario (acreditación, dossier, libretas, bolígrafos…) para poder seguir el evento en esta hacienda. Contamos con planos a disposición de los usuarios para que sepan cómo está distribuida.
Establece las precedencias. Si quieres hacer distinciones entre unos invitados y otros, marca un orden de precedencias de invitados. Por ejemplo, para el caso de los eventos oficiales están sujetos a las precedencias establecidas en el Real Decreto 2099/83 por el que se aprueba el Ordenamiento General de Precedencias en el Estado.
¿Vas a poner comida en el evento? La Hacienda La Soledad no tiene exclusividad de catering aunque sí te recomendaremos algunos con los que solemos trabajar y que son de nuestra confianza. El protocolo de la comida varía en función de cómo sirvamos a los invitados.
Existen 2 formas de distribuir las mesas y en esta hacienda no tendrás problemas de espacio. O bien elijes el método inglés, la mesa presidencial o el anfitrión se sitúa a la cabeza, o bien el método francés, donde la mesa está situada en el centro y el resto de los invitados están dispuestos en función del cargo que ostenten.
Protocolo a seguir tras finalizar el evento
El protocolo no termina cuando finaliza el acto. Debe continuar porque hay que agradecer la participación y presencia de los invitados. Podemos enviar una nota a los participantes agradeciéndoles su asistencia y contando con ellos para los próximos eventos.
Incluye en tu web o redes sociales fotos del evento y pide a tus invitados la autorización para poder subirlas. Probablemente querrán ver las fotos y no tengas problemas. Además, esto ayuda a la empresa que organiza el evento a tener mucho más alcance.
Por último, recoge todas tus conclusiones en un dossier, valora y mide los objetivos. ¿Se han cumplido? ¿Qué cosas debemos repetir y qué debemos mejorar? Solo así podremos ir mejor encaminados al siguiente evento.
