A la hora de organizar un evento corporativo hay que tener en cuenta que, aunque no deja de ser un evento, no se trata de un acontecimiento de ocio y, por tanto, ciertos detalles deben ser diferentes. Ya sea un congreso, una convención o una presentación de producto, lo que hay que tener claro es que va a representar a la empresa en todo momento, por lo que la experiencia de los asistentes va a quedar vinculada a la marca.
Así, el primer paso para celebrar un evento corporativo es saber que debe estar en línea con la estrategia comunicativa del negocio.
A pesar de establecer un listado de los puntos clave a la hora de organizar un evento, lo cierto es que también hay que tener claro qué es lo que no se debe hacer. Por eso, cada detalle cuenta: desde el horario, contratación de personal y catering; hasta la elección del regalo más adecuado y definición de los diferentes canales de comunicación e invitación.
Todo debe ir en consonancia, como ya te hemos adelantado, con la línea corporativa de la organización, como con el objetivo del propio evento (¿por qué se realiza? venta, branding, team building, etc).
¿Listo para saber todo lo que debes tener en cuenta a la hora de organizar un evento corporativo?
4 claves para organizar un evento: todo lo que debes saber
>> Elige un buen espacio para eventos: es decir, uno en el que tanto el lugar como las características puedan acoger un acontecimiento de este estilo: que cuente con instalación eléctrica por todo el recinto, buena acústica, que tenga la suficiente capacidad para albergar tanto a los asistentes como al mobiliario, zona de aparcamiento, etc.
En este sentido si, además, el sitio es original, mejor. Un buen ejemplo de un espacio para eventos singular es Hacienda La Soledad, cuyos grandes salones, patios y jardines, pueden albergar hasta 10.000 personas, y cuya historia, es un plus a la celebración de cualquier acontecimiento.
>> Usa la tecnología disponible para obtener un mayor alcance: aunque aún se sigue usando la clásica presentación en PowerPoint para exponer cierta información (sobre todo si se trata de una conferencia), lo cierto es que ya es una tecnología un poco anticuada. Puedes optar por presentaciones animadas, con vídeos y sonidos, que impacten en los asistentes. Eso sí, debes tener una alternativa en caso de que falle la primera opción, ya que da mala imagen que algo no se pueda visionar porque falle un dispositivo.
También puedes hacer uso de la tecnología para invitar a todo aquel que quieras a tu evento corporativo (mediante emails originales o invitaciones virtuales) y darlo a conocer en diferentes plataformas (como las redes sociales). Atento a la logística, cuida hasta el último detalle: puede ser el evento mejor decorado, con una acogida muy buena, y con invitados de renombre que, si falla algún aspecto de la logística, es lo que quedará en el recuerdo.
Hay que planificarlo todo, teniendo en cuenta los posibles imprevistos: ¿es el lugar accesible? ¿hay posibilidad de ir en transporte público o hay que poner un medio privado? ¿cómo es la conexión a Internet? ¿el catering incluye opciones de menú para veganos o celíacos? ¿son los horarios compatibles con las actividades que se realizan? ¿hay suficientes obsequios para regalar? ¿se ha habilitado zona de prensa y se han emitido las acreditaciones? ¿a qué hora es necesario que esté todo ya montado y listo?
>> Agenda coherente: es preferible tener menos ponencias (en el caso de que sea un congreso, por ejemplo) y que cada conferenciante tenga el tiempo suficiente para exponer sus ideas, a que haya muchos nombres en la agenda y los tiempos no sean coherentes.
Es importante tener en cuenta que no todos hablan con la misma fluidez, que algunos traerán presentaciones más largas y, por supuesto, el tiempo de dudas y observaciones, ya que es el momento en el que los asistentes puedes interactuar con el evento. Hay que dejarles participar, sin coartar ni decir “finalmente, debido a que no queda tiempo, se dejarán las preguntas para mandar por email”. Esto no genera networking, que es el objetivo final de cualquier evento corporativo.
>> Obsequios que identifiquen tu marca y hablen de ti: este es otro aspecto en el que se tira de lo clásico: un bolígrafo, agenda o incluso llavero, con el logo de tu compañía. Sin embargo, si quieres causar impacto y dejar un buen recuerdo, puedes optar por regalos más originales: por ejemplo, si es un evento sobre agricultura, regalar pequeñas tarjetas con semillas e instrucciones para plantar; si eres una bodega de vinos, puedes regalar diferentes tipos de corchos, que representen tus vinos.
Lo importante es, además de que sea diferente, que sea apropiado: si la mayoría de los asistentes acuden al evento en avión, ¿qué sentido tiene regalarles algo con líquido o que pese mucho? No podrán llevárselo y perderás la oportunidad de que te recuerden para futuras ocasiones.
Esto son solo algunos de los aspectos que hay que tener en cuenta para organizar un evento corporativo. Así que, para garantizar el éxito, hay que planificar al detalle, cuidar cada apartado y, por supuesto, ser innovador.
En Hacienda La Soledad te ayudamos con el espacio para organizar un evento corporativo, si quieres, puedes concertar una visita en info@haciendalasoledad.es o llamarnos al 659 430 703.
